Ein Document Management System (DMS) wird eingesetzt, um digitale und digitalisierte Dokumente zentral zu archivieren, zu verwalten und zu steuern. Es ersetzt physische Aktenordner durch digitale Archive, in denen Dokumente blitzschnell über Suchfunktionen gefunden werden können. Ein DMS unterstützt Workflows, indem es Dokumente automatisch an die richtigen Bearbeiter weiterleitet, beispielsweise zur Rechnungsprüfung. Durch Versionierung bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat. Zudem stellt ein DMS sicher, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Datenschutzvorgaben eingehalten werden. Die Einbindung eines DMS in die Geschäftsprozesse steigert die Transparenz und spart enorme physische Lagerkosten.
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